Pengertian Administrasi, Tujuan, Ciri-Ciri, dan Contohnya

Administrasi adalah prosedur pengaturan dan pengurusan informasi secara sistematis yang sangat dibutuhkan di suatu struktur organisasi perusahaan.
Istilah ini berasal dari bahasa Latin, yaitu “ad” dan “ministrare”. Ad memiliki arti intensif, sementara arti ministrare adalah membantu, melayani, atau memenuhi.
Sederhananya, kegiatan ini dilakukan sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana yang ada.
Untuk memahami apa itu administrasi secara mendetail, termasuk tujuan, fungsi, ciri-ciri, hingga contohnya, Sahabat bisa menyimak artikel berikut ini.

Apa itu Administrasi?

Administrasi adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mengelola dan mengorganisasi sumber daya secara efektif dan efisien agar bisa mencapai tujuan tertentu.
Dalam prosedurnya, administrasi akan melibatkan berbagai kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengendalian.
Tak hanya dalam organisasi bisnis, prosedur administrasi juga bisa diterapkan di berbagai konteks, tidak terkecuali dengan rumah tangga, sekolah, hingga pemerintahan.
Setiap konteksnya memiliki tujuan dan karakteristik yang berbeda, namun dengan konsep dasar yang sama, yaitu mengelola sumber daya sebaik mungkin demi mencapai tujuan bersama.

Tujuan Administrasi

Pada dasarnya, tujuan utama administrasi adalah memastikan suatu organisasi ataupun perusahaan telah beroperasi dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Di samping itu, beberapa tujuan lain dari prosedur administrasi adalah sebagai berikut:

1. Menyusun Rencana Usaha

Tujuan pertama administrasi adalah untuk membuat dan menyusun rencana program usaha secara komprehensif dan efektif.
Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan prosedur administrasi yang tepat, termasuk penetapan visi dan misi organisasi, perumusan tujuan jangka panjang dan pendek, hingga penentuan strategi bisnis.
Baca juga: Apa itu Birokrasi? Definisi, Tujuan, dan Jenis-Jenisnya

2. Memantau Kegiatan Administrasi

Pemantauan kegiatan administrasi juga sangat dibutuhkan untuk menjaga kelancaran operasional organisasi yang telah dibangun.
Pemantauan kegiatan administrasi yang berjalan efektif bisa membantu pihak manajemen organisasi untuk mengidentifikasi masalah potensial sekaligus mengambil langkah-langkah korektif sebelum masalah tersebut menjadi lebih besar.

3. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi

Kegiatan administrasi juga bertanggung jawab dalam melakukan evaluasi kegiatan organisasi yang telah dijalankan.
Evaluasi ini meliputi penilaian pencapaian tujuan, kinerja individu maupun tim, hingga efektivitas program-program yang telah dilaksanakan.
Evaluasi yang dilakukan secara berkala bisa membantu manajemen untuk mengidentifikasi kekuatan serta kelemahan suatu organisasi.
Hal ini pun memungkinkan manajemen untuk mengambil langkah perbaikan yang dibutuhkan setelah organisasi sudah berjalan.

4. Menjamin Keamanan Usaha

Tujuan kegiatan administrasi yang terakhir adalah untuk menjamin keamanan usaha dengan memastikan semua aspek kegiatan organisasi terlindungi dari risiko serta ancaman yang ada.
Kegiatan ini bisa meliputi perlindungan aset fisik, data sensitif, serta informasi rahasia perusahaan.
Selain itu, kegiatan administrasi juga dapat dilakukan dengan menyusun kebijakan keamanan yang tepat dan sesuai, melaksanakan prosedur pengamanan, hingga melibatkan semua pihak yang terkait untuk menjaga keamanan organisasi.

Fungsi Administrasi

Administrasi sendiri memiliki peran penting dalam pengelolaan organisasi maupun perusahaan untuk mencapai tujuan secara efektif.
Terdapat beberapa fungsi utama dari kegiatan administrasi yang dilakukan dalam organisasi atau bisnis, di antaranya:

A. Perencanaan

Perencanaan adalah tahap awal dari kegiatan administrasi ketika tujuan serta rencana strategis mulai dibuat untuk operasional perusahaan.
Pada tahapan ini, proses administrasi dapat dijalankan dengan penetapan prioritas, identifikasi sumber daya yang dibutuhkan, serta perumusan strategi secara efektif.
Baca juga: Akuntansi: Jenis, Tujuan, Proses, & Manfaatnya dalam Bisnis

B. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah kegiatan yang melibatkan strukturisasi sumber daya serta tanggung jawabnya agar tetap sesuai dengan rencana.
Pengorganisasian dalam administrasi mencakup pembentukan struktur organisasi, penugasan, dan pembagian wewenang.

C. Kepegawaian

Kepegawaian dalam proses administrasi akan melibatkan beberapa kegiatan, mulai dari perekrutan, seleksi, serta penempatan staf berkualitas.
Tujuan prosedur ini adalah untuk memastikan organisasi memiliki staf divisi yang kompeten dan bisa bekerja secara efektif.

D. Pengarahan

Pengarahan juga termasuk salah satu prosedur administrasi yang melibatkan pengawasan serta pemberian motivasi terhadap para staf yang bertugas.
Aktivitas ini akan membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik, delegasi tugas, hingga pemantauan kinerja secara berkelanjutan.

E. Koordinasi

Koordinasi merupakan kegiatan penggabungan serta penyelarasan berbagai aktivitas yang dilakukan dalam operasional suatu organisasi.
Di sini, staf administrasi bertanggung jawab untuk memastikan setiap bagian atau divisi dalam organisasi bisa bekerja sama secara harmonis.
Baca juga: Apa itu Persero? Ini Ciri, Contoh, Hingga Organ di Dalamnya

F. Pelaporan

Dalam tahap pelaporan, staf administrasi perlu mengumpulkan serta menyampaikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Kegiatan ini biasanya dilakukan dengan menyusun laporan rencana anggaran biaya, kegiatan, maupun perkembangan organisasi secara periodik.

G. Penganggaran

Terakhir, penganggaran adalah prosedur tahapan yang melibatkan perencanaan serta pengendalian anggaran suatu organisasi.
Prosedur penganggaran dilakukan untuk mengatur penggunaan sumber daya secara efisien serta memastikan tujuan organisasi bisa terpenuhi dengan baik.

Unsur-Unsur Administrasi

Kegiatan administrasi memiliki delapan unsur utama yang memiliki perannya masing-masing dalam menjalankan fungsi administrasi secara maksimal. Adapun delapan unsur utama tersebut, yaitu:

• Pengorganisasian, yaitu proses penyusunan struktur organisasi, tugas, dan tanggung jawab yang jelas.
• Manajemen, melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, serta pengendalian kegiatan organisasi.
• Tata hubungan, mencakup interaksi dan komunikasi antaranggota organisasi.
• Kepegawaian, berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia di dalam suatu organisasi.
• Keuangan, termasuk perencanaan anggaran, pengelolaan pemasukan, pengendalian pengeluaran, hingga pelaporan keuangan.
• Perbekalan, terdiri dari pengelolaan serta pengadaan sumber daya yang dibutuhkan untuk operasional organisasi.
• Tata usaha, melibatkan pengelolaan data, arsip, surat-menyurat, dan sejenisnya.
• Perwakilan, berkaitan dengan hubungan organisasi antara pihak eksternal, seperti klien, pemerintah, dan masyarakat.

Ciri-Ciri Administrasi

Prosedur administrasi juga dapat diidentifikasi berdasarkan ciri-cirinya, yaitu:

• Terdiri atas sekelompok orang.
• Memiliki tujuan yang ingin dicapai.
• Dilaksanakan dengan menjalin kerja sama.
• Adanya proses kegiatan usaha.

Contoh Administrasi

Supaya lebih paham, kamu dapat menyimak contoh administrasi dari konteks bisnis dan rumah tangga berikut ini:

1. Administrasi Bisnis

Dalam dunia bisnis, proses administrasi akan melibatkan manajemen perusahaan, seperti perencanaan strategis, pengorganisasian tim, hingga evaluasi kinerja.
Contohnya, administrasi bisnis dalam konteks manajemen sumber daya manusia dapat dilakukan dengan merancang program pelatihan agar bisa meningkatkan keterampilan karyawan.

2. Administrasi Rumah

Sementara itu, administrasi rumah tangga akan melibatkan manajemen kepenuhan kebutuhan sehari-hari, seperti merencanakan anggaran untuk belanja bulanan hingga membagi tugas pekerjaan rumah untuk masing-masing anggota keluarga.
Demikian penjelasan mengenai kegiatan administrasi yang memiliki peran penting dalam kehidupan manusia, mulai dari skala besar seperti bisnis perusahaan hingga skala kecil untuk manajemen rumah tangga.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, administrasi dalam konteks usaha sangat dibutuhkan demi menunjang kebutuhan operasional bisnis secara maksimal.
Hal ini tentu akan melibatkan berbagai aktivitas, termasuk perencanaan anggaran dan keuangan bisnis.
Nah, bagi kamu yang sedang menjalankan usaha, maka bisa menggunakan layanan Pinjaman Usaha dari Pegadaian untuk membantu mengoptimalkan perencanaan anggaran bisnis.
Pinjaman Usaha tentu dapat memudahkan para pengusaha karena proses pengajuan kreditnya yang cukup praktis.
Dengan layanan ini, kamu bisa mendapatkan pinjaman uang untuk memenuhi kebutuhan dana dalam mengembangkan usaha secara efektif dengan jaminan BPKB kendaraan.
Selama pembayaran cicilan, kendaraan juga tetap bisa digunakan untuk kebutuhan operasional usaha ataupun lainnya.
Jadi, tak perlu ragu lagi. Mari ajukan Pinjaman Usaha di kantor cabang Pegadaian terdekat untuk memaksimalkan potensi perkembangan bisnis.
Baca juga: 8 Isi Business Plan yang Wajib Ada di Dalam Bisnismu!