General Affair: Pengertian dan Tugasnya dalam Perusahaan

General affair (GA) adalah divisi yang berperan penting dalam menjaga kelangsungan operasional suatu bisnis atau perusahaan.

Salah satu tanggung jawab general affair adalah memastikan risiko operasional bisnis bisa berkurang atau diminimalkan. Dengan begitu, kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien.

Di samping itu, GA juga bertanggung jawab atas berbagai aspek nonproduktif, seperti pengelolaan fasilitas, perizinan, keamanan, kebersihan, dan kebutuhan operasional lainnya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai tugas dan tanggung jawab general affair. Mari simak sampai tuntas!

Apa itu General Affair?

General affair adalah suatu divisi yang berada di bawah kepala operasional. Namun, di beberapa perusahaan, divisi ini biasanya menjadi satu dengan HRD.

Kendati demikian, sebenarnya GA dan HRD memiliki perbedaan yang signifikan. General affair fokus pada pengelolaan divisi, supplier, dan fasilitas perusahaan.

Sementara itu, HRD fokus pada pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dalam sebuah perusahaan. 

Kehadiran divisi ini berperan penting dalam terwujudnya kegiatan operasional yang efektif guna mencapai tujuan perusahaan.

Contoh tugas umum general affair adalah memastikan peralatan dan perlengkapan kantor terpenuhi.

Dengan begitu, produktivitas kerja karyawan tetap terjaga atau bahkan meningkat sehingga performa bisnis pun optimal. 

Baca juga: Apa itu Investor? Simak Pengertian, Jenis, Serta Risikonya

Tugas General Affair

Mengingat bahwa jabatan ini sangat penting untuk memastikan kegiatan perusahaan berjalan dengan baik, maka general affair suatu perusahaan perlu memiliki rincian fungsi dan tugas yang jelas.

Adapun beberapa tugas general affair dalam berjalannya suatu bisnis adalah sebagai berikut:

1. Memelihara Inventaris Perusahaan

Tugas pertama general affair adalah memelihara dan merawat inventaris dan fasilitas perusahaan, termasuk toilet, listrik, dan semua aset perusahaan.

General affair perlu melakukan penilaian kondisi fasilitas serta membuat skala prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Misalnya, GA akan menentukan bahwa perbaikan ruang kerja lebih penting daripada perbaikan toilet, ditinjau dari beberapa hal. GA perlu memprioritaskan masalah yang paling berdampak positif terhadap perusahaan.

2. Mengatur Pengadaan Kebutuhan Operasional Perusahaan

Tugas utama general affair lainnya adalah mengatur pengadaan kebutuhan operasional perusahaan, mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, sampai pengadaanya.

Tidak hanya itu, terkait proposal pengajuan, pengadaan, hingga lembar pertanggungjawaban (LPJ) juga dilakukan oleh general affair.

3. Pembelian dan Pembayaran

Tugas GA berikutnya adalah melakukan pembelian dan pembayaran atas pembelian barang maupun layanan oleh perusahaan. Mulai dari pemrosesan faktur hingga pembayaran kepada pihak yang bersangkutan dengan oleh GA.

Dalam hal ini, GA perlu memastikan bahwa nilai yang dibayarkan telah sesuai dan dilakukan tepat waktu.

4. Mengawasi Pembayaran Tenaga Kerja

Tugas GA selanjutnya adalah mengawasi pembayaran tenaga kerja harian sesuai dengan kebijakan perusahaan.

GA akan berkolaborasi dengan divisi keuangan mengenai perhitungan gaji dan pemantauan jam kerja guna menjadi pembayaran karyawan sesuai dengan kontrak.

5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Apabila perusahaan sedang melakukan renovasi atau akan membuka kantor cabang, maka general affair perlu memastikan kegiatan ini berlangsung dengan lancar.

Dalam hal ini, general affair akan bertugas untuk melakukan beberapa pertimbangan, mulai dari faktor kelayakan sampai estimasi dana yang tepat.

Baca juga: Wirausaha: Pengertian, Unsur, Karakteristik, dan Contohnya

Skill yang Perlu Dimiliki oleh General Affair

General affair perlu memiliki skill tertentu agar bisa menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Skill yang dibutuhkan oleh general affair adalah sebagai berikut:

• Teliti dan jujur.
• Mempunyai kemampuan menyelesaikan masalah dengan baik.
• Mempunyai pengalaman mengatur pengadaan barang dalam sebuah perusahaan.
• Mampu mencatat dan menyusun pembelian, serta melakukan perawatan aset perusahaan dengan baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif.
• Mempunyai kemampuan komunikasi interpersonal yang baik.
• Memiliki teknik negosiasi yang baik.
• Bisa mengelola waktu dengan baik.

Fungsi General Affair dalam Perusahaan

Selain memiliki beberapa tugas penting, fungsi general affair secara umum dalam sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:

• Memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan lancar: GA berfungsi untuk mengatur divisi di bawahnya, serta mengawasi penerapan kebijakan maupun SOP yang berkaitan dengan fasilitas perusahaan.
• Perizinan: Sering kali, perusahaan memerlukan perizinan resmi untuk melakukan aktivitas tertentu. Fungsi GA adalah memastikan perizinan yang dibutuhkan perusahaan terselesaikan dengan baik.
• Kesiapan laporan berkala: Fungsi GA berikutnya adalah memastikan kesiapan dan kelengkapan laporan berkala yang dibutuhkan perusahaan, misalnya laporan tentang kegiatan operasional. 

Demikian penjelasan mengenai pentingnya tugas dan fungsi general affair dalam sebuah perusahan. 

Jadi, dapat disimpulkan bahwa general affair adalah seseorang yang bertanggung jawab memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar.

Berbicara mengenai efektivitas kegiatan operasional bisnis, salah satu hal penting yang bisa menunjangnya adalah adanya modal atau pendanaan yang cukup.

Pegadaian siap membantu bisa kamu memenuhi kebutuhan dana untuk mengembangkan usaha dan bisnis melalui produk pilihan Pinjaman Usaha dengan jaminan BPKB kendaraan.

Proses pengajuan kredit yang mudah serta cicilan tetap per bulan, kamu bisa mengembangkan bisnis dan usahamu secara efisien.

Pengajuan Pinjaman Usaha di Pegadaian bisa dilakukan langsung di kantor cabang Pegadaian terdekat.

Yuk, lengkapi persyaratannya dan dapatkan dana pinjaman untuk pengembangan usaha dari Pegadaian dengan mudah dan cepat!

Baca juga: Pesangon Karyawan: Jenis, Peraturan, dan Cara Hitungnya