Petty Cash (Kas Kecil): Fungsi, Manfaat, & Cara Mengelolanya

Petty cash adalah sebutan untuk kas kecil dalam dunia akuntansi. Perannya adalah sebagai simpanan dana yang penting untuk disiapkan guna menjamin efisiensi manajemen keuangan.
Berbeda dengan kas besar yang digunakan untuk membeli kebutuhan dalam jumlah besar, petty cash hanya dikeluarkan ketika kegiatan operasional membutuhkan kelengkapan berskala kecil.
Masih banyak hal penting lainnya yang perlu diketahui seputar petty cash atau kas kecil dalam pengelolaan finansial perusahaan. Simak pembahasannya di bawah ini.

Apa itu Petty Cash?

Petty cash adalah dana yang dikumpulkan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan dalam skala kecil dan bersifat tidak mendadak.
Secara umum, petty cash adalah transaksi kecil yang dilakukan setiap hari selama jam operasional perusahaan dalam jumlah kecil. Pemegangnya disebut sebagai kasir kas kecil.
Terlepas dari nominal pengeluaran operasional yang kecil, segala keperluannya perlu dimasukkan di dalam pembukuan khusus yang disebut dengan petty cash.
Pada praktik kewirausahaan di Indonesia, yang tergolong petty cash adalah jenis-jenis pengeluaran kecil dalam buku kas kecil.
Untuk mengendalikan ketersediaan petty cash, perusahaan biasanya menetapkan sejumlah nominal pada satu periode.

Fungsi Petty Cash

Jumlah petty cash yang kecil bukanlah dibuat tanpa alasan. Petty cash sejatinya digunakan untuk memenuhi fungsi manajemen keuangan usaha berikut:

1. Memudahkan Pemetaan Pembayaran

Perlu dicatat bahwa tidak semua kebutuhan operasional dan produktif perusahaan dalam jumlah besar.
Petty cash yang jumlahnya kecil dapat memenuhi segala keperluan tersebut. Semua transaksi kecil pun akan dicatat di buku kas kecil yang berbeda dengan pembukuan untuk kebutuhan pengeluaran dalam jumlah besar.

2. Meringankan Pekerjaan Akuntan

Pencatatan pengeluaran yang terpisah dapat meringankan pekerjaan akuntan. Pemetaan pembayaran yang jelas pada pembukuan berbeda dapat membantu akuntan menganalisis data dan menyusun laporan keuangan dengan lebih baik.

3. Menjadi Dana Darurat

Ketersediaan petty cash juga dapat membantu perusahaan mengantisipasi kebutuhan mendadak perusahaan.
Selain digunakan untuk transaksi-transaksi kecil, petty cash bisa berfungsi menjadi dana darurat bagi perusahaan.

4. Memenuhi Kelengkapan Perusahaan

Jumlah petty cash yang kecil sangat berguna untuk pemenuhan kebutuhan perlengkapan kantor berskala kecil, seperti pembelian macam-macam ATK dan alat-alat kebersihan di kamar mandi.
Baca juga: Break Even Point: Arti, Manfaat, Rumus, & Cara Menghitungnya 

Metode Pencatatan Petty Cash

Mengelola data petty cash adalah sesuatu yang perlu dilakukan secara sistematis. Untuk itu, terdapat dua metode pencatatan petty cash yang umumnya digunakan. Berikut penjelasannya:

1. Imprest Fund System

Disebut juga sebagai metode tetap, metode pengelolaan petty cash ini ditujukan untuk saldo kas yang tidak berubah-ubah.
Dengan kata lain, pengeluarannya sama dengan nilai pemasukannya. Penggunaan metode dapat memudahkan pekerjaan akuntan karena hanya membutuhkan bukti transaksi keluar tanpa pencatatan.
Untuk itu, bukti transaksi keluar perlu disimpan dengan baik agar bisa menjadi data faktual ketika membuat laporan keuangan.
Apabila petty cash habis, maka kasir kas kecil perlu mengisi kembali saldonya sesuai dengan kebutuhan pengeluaran pada suatu periode.

2. Fluctuating Fund System

Metode pencatatan petty cash selanjutnya adalah fluctuating fund system yang diperuntukkan kas dengan saldo berubah-ubah.
Besar dananya disesuaikan dengan permintaan dari berbagai departemen pada periode tertentu. Bukti pengeluarannya yaitu transaksi penggunaan kredit akun kas kecil. Di sisi lain, pengisian dananya dicatat sebagai debit.

Cara Mengelola Petty Cash

Pengelolaan petty cash atau kas kecil adalah hal yang penting dilakukan oleh usaha di berbagai sektor industri. Cara untuk mengatur sekumpulan dana yang dijadikan simpanan ini cukup sederhana.
Berikut beberapa hal yang perlu dicatat untuk mengelola petty cash dalam praktik berwirausaha yang terorganisir:

• Menentukan batas dan nominal saldo petty cash yang tersimpan pada suatu periode.
• Menyimpan bukti transaksi sekecil apa pun agar data pada laporan keuangan faktual.
• Mencatat berbagai transaksi yang membutuhkan dana dalam jumlah kecil.
• Menunjuk penanggung jawab atau kasir kas kecil yang bertugas mengelola setiap transaksi.
• Menyelesaikan pembayaran menggunakan kas kecil sesuai persetujuan financial controller.
• Memiliki bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima kas untuk kebutuhan transaksi.
• Menyajikan data di buku kas kecil untuk membantu penyusunan laporan keuangan pada suatu periode.

Itulah pembahasan seputar petty cash dalam dunia akuntansi usaha. Penyediaannya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan transaksi dalam jumlah kecil.
Setiap perusahaan memiliki ketentuan jumlah petty cash masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan operasionalnya.
Lantas, bagaimana jika saldo petty cash tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan transaksi kecil? Agar tidak mengambil dana dari kas besar, gadai aset berharga usaha bisa menjadi pilihan.
Salah satu aset yang bisa digadaikan perusahaan untuk mendapatkan pinjaman adalah saham atau obligasi.
Gadai Efek di Pegadaian bisa dilakukan secara online melalui aplikasi Pegadaian Digital. Jika disetujui, sahabat berhak mendapatkan pinjaman sesuai dengan nilai jaminan.
Pinjaman yang diberikan bernilai mulai dari Rp1 juta hingga Rp20 miliar. Pembayaran dapat dilakukan secara fleksibel dengan sewa modal terjangkau.
Proses gadainya dijamin aman karena diawasi langsung oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Dengan Gadai Efek, kebutuhan finansial terpenuhi, aset tetap dimiliki.
Jadi, tertarik untuk mendapatkan pinjaman usaha dengan mudah? Yuk, coba Gadai Efek di Pegadaian!
Baca juga: Surat Perjanjian Kerja Sama: Kenali Cara Membuat & Contohnya