Contoh Surat Resmi Beserta Format dan Cara Membuatnya

Surat resmi adalah alat komunikasi formal yang digunakan untuk berbagai kepentingan. Contoh surat resmi banyak ditemukan, mulai dari surat resmi instansi pemerintahan hingga sekolah.

Surat resmi biasanya ditulis oleh individu atau instansi untuk menyampaikan pemberitahuan penting, permohonan izin, penugasan, dan keperluan lainnya.

Isi dari surat resmi dibuat dengan format khusus. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, yuk simak beberapa contoh surat resmi di bawah ini!

Apa itu Surat Resmi?

Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan formal, seperti menyampaikan keputusan, mengajukan permohonan, memberikan informasi, undangan, dan lainnya. 

Berbeda dengan surat pribadi, surat resmi menggunakan bahasa baku, memperhatikan PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia), tanda baca yang baik, dan terlihat profesional.

Fungsi Surat Resmi

Setelah memahami pengertiannya, berikut adalah beberapa fungsi dari surat resmi:

• Menyampaikan informasi: Digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak berwenang.
• Mengirim perintah atau permintaan: Berisi instruksi atau permintaan, seperti pembayaran atau undangan rapat.
• Menjalin kerja sama: Digunakan untuk menyusun perjanjian kerja sama antara dua pihak atau lebih.
• Dokumentasi transaksi dan perjanjian bisnis: Berfungsi mencatat transaksi bisnis, seperti faktur dan nota.
• Menyampaikan laporan atau hasil investigasi: Berisi laporan dari suatu lembaga kepada pihak berwenang.
• Meminta persetujuan: Digunakan untuk mengajukan izin, misalnya penggunaan fasilitas untuk acara.
• Menyampaikan keluhan: Berfungsi untuk mengadukan pelayanan yang tidak memuaskan dari instansi, lingkungan, atau individu.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Surat resmi memiliki karakteristik khusus yang membedakannya dari jenis surat lainnya. 

Surat ini ditulis dengan bahasa formal dan terstruktur untuk menyampaikan informasi dengan jelas dan profesional. Berikut adalah beberapa ciri utama surat resmi:

• Menggunakan bahasa yang tegas, jelas, dan tidak bertele-tele.
• Memakai bahasa formal sesuai kaidah Bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
• Disusun dengan kalimat yang ringkas dan efektif.
• Memiliki kop surat yang mencantumkan nama instansi atau pihak yang mengeluarkan surat.
• Mengikuti struktur baku, seperti nomor surat, tanggal, alamat, dan lampiran.
• Beberapa surat resmi dilengkapi dengan stempel atau cap instansi sebagai tanda keabsahan.

Baca juga: Contoh Surat Izin Tempat Usaha (SITU) Serta Cara Membuatnya

Format Surat Resmi

Surat resmi memiliki beberapa bagian penting yang harus disertakan agar pesan tersampaikan dengan jelas dan sesuai standar. Berikut adalah bagian-bagian utama dalam surat resmi:

1. Kop Surat

Struktur utama yang perlu ada di surat resmi adalah kop surat. Kop surat berisi nama instansi, lembaga atau organisasi, logo, alamat, telepon, dan kode pos. 

Bagian ini ditempatkan di bagian atas surat untuk memudahkan pembaca mengetahui identitas pengirim.

2. Tanggal dan Nomor Surat

Selanjutnya adalah tanggal dan nomor surat. Tanggal dan nomor surat penting sebagai bukti surat tersebut telah dikeluarkan dan sebagai catatan administrasi. Nomor surat biasanya diberikan oleh bagian administrasi atau sekretaris.

3. Lampiran

Jika ada dokumen atau informasi tambahan yang ingin disertakan, seperti rincian dana atau susunan acara, lampiran dapat dituliskan di bagian awal surat. Jika tidak ada, bagian ini dapat dikosongkan.

4. Nama dan Alamat Penerima

Nama dan alamat penerima harus ditulis dengan benar agar surat tidak salah sasaran. Alamat perlu ditulis lengkap dan pastikan mencantumkan nama jalan dan kota tempat tinggal penerima.

5. Salam Pembuka

Di dalam surat resmi perlu mencantumkan salam pembuka. Salam pembuka digunakan untuk menunjukkan rasa hormat kepada penerima. 

Salam pembuka yang umum digunakan adalah Dengan hormat atau Yang terhormat.

Baca juga: Surat Perjanjian Utang: Fungsi, Kegunaan, dan Contohnya

6. Isi Surat

Isi surat merupakan inti dari pesan yang ingin disampaikan. Isi surat biasanya terdiri dari pendahuluan, isi, dan penutup.

Pada bagian ini, sebaiknya gunakan bahasa Indonesia yang baku dan efektif, hindari pula penggunaan kalimat kiasan atau bermakna ganda. 

7. Salam Penutup

Sebelum masuk ke bagian akhir surat resmi penting juga mencantumkan salam penutup. Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Contoh salam penutup adalah Hormat kami.

8. Nama dan Tanda Tangan 

Terakhir, cantumkan juga nama dan tanda tangan pengirim di bagian akhir surat sebagai identitas penulis serta bentuk pertanggungjawaban atas informasi yang disampaikan.

Cara Membuat Surat Resmi

Untuk membuat surat resmi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Mulai dari struktur penulisan hingga alamat yang dituju. 

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat surat resmi:

1. Gunakan struktur yang tepat: Surat resmi memiliki format yang harus diikuti, seperti kepala surat, tanggal, alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, serta tanda tangan pengirim.
2. Tulis alamat pengirim dan penerima dengan benar: Pastikan nama dan alamat penerima ditulis dengan tepat agar surat sampai kepada pihak yang dituju.
3. Cantumkan nomor dan tanggal surat: Nomor surat bisa diperoleh dari bagian administrasi, sementara tanggal dicantumkan di bawah kop surat.
4. Gunakan salam pembuka yang formal: Pilih salam pembuka yang sopan, seperti salam sejahtera atau kepada Yth., serta sesuaikan dengan status penerima.
5. Sampaikan isi surat dengan jelas: Gunakan bahasa yang formal, jelas, dan langsung ke inti pesan agar informasi mudah dipahami.
6. Tambahkan salam penutup: Akhiri surat dengan salam penutup, seperti Hormat Saya atau Salam Hormat, untuk menunjukkan kesopanan.
7. Bubuhkan tanda tangan jika diperlukan: Tanda tangan biasanya diperlukan untuk mengesahkan surat resmi dan menunjukkan keabsahannya.
8. Lampirkan dokumen pendukung jika ada: Jika ada dokumen tambahan, sertakan sebagai lampiran terpisah agar tidak membingungkan pembaca.
9. Periksa kembali sebelum dikirim: Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau informasi yang kurang jelas.
10. Kirim ke alamat yang benar: Pastikan alamat penerima sudah sesuai sebelum mengirim surat untuk menghindari kesalahan pengiriman.

Baca juga: 4 Cara Cek Legalitas Perusahaan Sesuai dengan Ketentuan Pemerintah

Contoh Surat Resmi

Berikut adalah beberapa contoh surat resmi yang dapat dijadikan referensi sesuai dengan kebutuhan kamu:

1. Contoh Surat Resmi Dinas Pemerintah

Sumber: kemhan.go .id

2. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat

Sumber: sipas .id

3. Contoh Surat Pemberitahuan Resmi

Sumber: jdih.paserkab.go .id

4. Contoh Surat Resmi Instansi Sekolah

Sumber: ruangguru

5. Contoh Surat Perintah

Sumber: bkpsdm.solselkab.go. id

Itulah beberapa contoh surat resmi beserta struktur dan cara membuatnya yang dapat dijadikan panduan.

Memahami cara membuat surat resmi yang baik akan membantu menyampaikan informasi dengan jelas dan profesional dalam berbagai keperluan. 

Oleh karena itu, penting untuk memahami format dan kaidah penulisannya. Selain memahami menulis surat resmi, berbagai urusan kamu juga mungkin memerlukan dukungan finansial. 

Bagi kamu yang berencana mengembangkan bisnis dan butuh modal tambahan, layanan KUPEDES di Pegadaian bisa menjadi solusi. Proses pengajuannya mudah dan cepat.

Pinjaman usaha mikro dengan skema fidusia ini menyediakan dana mulai dari Rp20 juta hingga Rp500 juta. Cicilan pun bisa dibayarkan sesuai dengan karakteristik usaha.

Jadi, yuk lengkapi persyaratan KUPEDES dan ajukan pinjamannya langsung di kantor cabang Pegadaian terdekat! 

Baca juga: Contoh Surat Jual Beli Tanah dan Cara Membuatnya yang Benar