Lead Time: Komponen, Pentingnya, Dampak, & Cara Hitungnya

Lead time adalah rentang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses bisnis, mencakup semua langkah dari awal hingga akhir.

Dalam konteks manajemen proyek, lead time mengacu pada durasi dari tahap perencanaan, produksi, hingga penyelesaian.

Lead time termasuk elemen kunci dalam bisnis modern. Inilah mengapa konsep lead time sangat penting dipelajari oleh para pelaku bisnis.

Artikel ini akan mengulas secara lebih lanjut terkait komponen, dampak, cara hitung, serta pentingnya lead time. Jadi, jangan lewatkan pembahasan berikut.

Pengertian Lead Time

Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari mulai inisiasi sampai penyelesaian proyek atau operasi. Istilah ini banyak digunakan dalam beberapa konteks, antara lain:

• Bidang manufaktur: Durasi mulai dari penerimaan pesanan sampai penyelesaian produk.
• Manajemen rantai pasok: Rentang waktu antara pemesanan stok ke penyuplai hingga stok siap dikirim.
• Manajemen proyek: Durasi diselesaikannya suatu pekerjaan. 

Bahkan, lead time dapat dipahami menurut sudut pandang konsumen maupun pemasok. Lead time sering kali dikenal dengan sebutan waktu tunggu.

Indikator bisnis tersebut digunakan sebagai pedoman pengukuran keberhasilan proses. Dari sisi konsumen, lead time berhubungan dengan potensi reorder (pembelian kembali).

Mengapa demikian? Dalam konteks ini, lead time merujuk pada waktu mulai pemesanan sampai produk diterima oleh konsumen (the order to deliver cycle).

Semakin rendah waktu tunggu yang diperlukan, peluang konsumen untuk melakukan reorder produk akan semakin tinggi dan sebaliknya.

Dari perspektif pemasok, lead time yang lama berpotensi mengurangi efisiensi proses karena pemakaian sumber daya menjadi semakin banyak. Akibatnya, pemborosan pun bisa meningkat.

Konsep lead time sangat berpengaruh untuk proses secara keseluruhan, yaitu aktivitas operasional internal maupun kepuasan pelanggan.

Komponen Lead Time

Masing-masing fungsi komponen lead time saling melengkapi. Berikut ini adalah keenam komponen lead time tersebut:

• Order Preparation Time: Waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan dan memproses pesanan, mulai dari validasi data, cek stok, serta konfirmasi pembelian.
• Queue Time: Fase saat produk atau layanan harus menunggu kesempatan untuk diproses. Demi mengurangi queue time, maka perlu perencanaan kapasitas produksi jangka panjang.
• Setup Time: Periode untuk menyiapkan mesin, peralatan, maupun sistem sebelum memulai produksi. Prosesnya, mencakup kalibrasi mesin, persiapan bahan, sampai pengaturan di awal agar berjalan lancar.
• Processing Time: Rentang waktu yang digunakan untuk memproduksi barang. Komponen ini termasuk inti proses sebab menghasilkan output langsung. 
• Inspection Time: Durasi untuk mengecek kualitas produk supaya sesuai dengan standar sebelum dilakukan pengiriman.
• Move Time: Waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang dalam gudang atau pabrik. Kunci dalam komponen lead time ini adalah efisiensi desain layout gudang.
• Delivery Time: Periode pengiriman produk dari gudang atau pabrik sampai ke pelanggan.

Baca juga: Manajemen Bisnis: Ini Fungsi, Tujuan, Komponen, & Contohnya

Pentingnya Lead Time

Lead time sangat penting untuk memastikan proses bisnis berjalan secara berkesinambungan. Adapun alasan utama pentingnya lead time adalah sebagai berikut:

1. Pengurangan Biaya

Waktu lead time yang panjang mengindikasikan adanya suatu masalah dalam proses produksi. Hal ini bisa menyebabkan biaya tambahan untuk berbagai hal, antara lain:

• Pemeliharaan inventaris.
• Penyimpanan barang jadi.
• Pengiriman yang lebih mahal.

Sebaliknya, lead time yang pendek memungkinkan untuk meminimalkan biaya operasional sehingga keuntungan bisnis menjadi lebih terjaga.

2. Perencanaan yang Lebih Baik

Memperhatikan lead time memudahkan manajer proyek memahami waktu yang dibutuhkan untuk menyusun rencana produksi hingga pengiriman produk secara akurat.

Dengan demikian, pengaturan waktu, sumber daya, hingga anggaran dana menjadi lebih efektif. Ini bagus untuk meningkatkan keberhasilan proyek.

3. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Lead time yang pendek membuat load time pelanggan lebih berkurang. Hal ini memungkinkan pengiriman produk secara tepat waktu

Pelanggan pun akan puas dengan pelayanan. Apabila kepuasan pelanggan meningkat, hubungan dan kepercayaan terhadap perusahaan pun menguat.

4. Mengoptimalkan Operasional Secara Efisien

Dengan lead time singkat, proyek akan terselesaikan secara cepat dan tepat. Hal ini berkontribusi pada pengoptimalan efisiensi operasional.

Dalam jangka panjang, perusahaan dapat menjalankan lebih banyak proyek dan pengalokasian sumber daya bisa dilakukan dengan efektif.

5. Memberikan Gambaran Kinerja

Sebagai salah satu indikator operasional, lead time perlu dipantau dengan saksama. Langkah ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran langsung mengenai kinerja dan efisiensi bisnis.

Dengan begitu, pelaku bisnis menjadi lebih mudah dalam mengambil keputusan secara bijaksana untuk memperbaiki proses produksi.

6. Manajemen Risiko

Lead time yang terlalu lama meningkatkan risiko adanya perubahan pasar, keterlambatan proyek, dan berbagai gangguan lainnya.

Oleh karena itu, dibutuhkan upaya manajemen lead time yang efektif. Tujuannya adalah agar risiko operasional tersebut bisa dicegah sehingga proyek berjalan tanpa kendala.

7. Menjaga Reputasi Perusahaan

Lead time yang konsisten menunjukkan bahwa perusahaan mampu memenuhi janjinya terhadap mitra bisnis maupun pelanggan.

Faktor tersebut berpotensi memberikan peluang untuk membantu perusahaan meningkatkan citra dan reputasinya di pasaran sehingga prospek bisnis di masa depan semakin berkembang.

Cara Menghitung Lead Time

Pada dasarnya, tujuan menghitung lead time adalah untuk memberikan pandangan terkait efektivitas operasional suatu bisnis secara jelas. Berikut rumusnya:

Lead time = Durasi pengadaan + Durasi produksi + Durasi pengiriman

Misalnya, pemasok membutuhkan waktu tiga hari untuk mengirim bahan, produksi selesai dalam dua hari, dan pengiriman membutuhkan satu hari. Maka, lead time adalah penjumlahan dari durasi ketiga proses tersebut, yaitu enam hari.

Adapun lead time bisa digunakan untuk menghitung reorder point. Berikut rumus dan contoh skenarionya:

Reorder Point = Lead Time x Rata-rata Penggunaan Harian

Keterangan:

• Reorder Point: Titik pemesanan ulang.
• Lead Time: Waktu tunggu.

Contoh Soal:

PT A yang menghasilkan furnitur rumah tangga membutuhkan bahan kayu dari penyuplai untuk melaksanakan tahap produksi. 

Lead time yang diperlukan untuk memproduksi barang tersebut, yaitu sekitar 1 pekan atau setara 7 hari. Dalam tiap siklus produksi, PT A membutuhkan kisaran 3.000 unit bahan kayu.

Lantas, berapa re-order point-nya? Berikut ini adalah cara menghitungnya:

Re-order Point = Lead Time x Rata-rata Penggunaan Harian
  = 7 x 3.000
  = 21.000

Berdasarkan perhitungan, PT memerlukan sebanyak 21.000 unit bahan kayu untuk satu siklus produksi. Pengurangan lead time dapat membantu pengoptimalan waktu untuk proses lainnya.

Semakin efektif dan efisien lead time, waktu yang tersedia untuk pelaksanaan aktivitas lainnya dalam rantai produksi semakin banyak.

Baca juga: General Affair: Pengertian dan Tugasnya dalam Perusahaan

Dampak Lead Time Terhadap Bisnis

Keberadaan lead time berpengaruh signifikan pada strategi hingga performa operasional bisnis. Berikut ini merupakan beberapa dampak lead time terhadap bisnis:

• Kepuasan Pelanggan: Umumnya, pelanggan cenderung lebih puas saat barang atau jasa yang dipesan bisa diterima lebih cepat dari waktu seharusnya. Maka dari itu, penting untuk memperpendek lead time agar kepuasan dan kepercayaan pelanggan meningkat.
• Efisiensi Operasional: Lead time mencerminkan tingkat efisiensi produksi. Lead time yang pendek menunjukkan bahwa tahap produksi dan sistem secara keseluruhan berjalan lancar sekaligus efisien, begitu pula sebaliknya.
• Profitabilitas Bisnis: Lead time yang lebih singkat dapat membantu perusahaan memaksimalkan penggunaan sumber daya sehingga margin keuntungan meningkat dan penambahan biaya lebih berkurang.
• Manajemen Inventori: Pemahaman terhadap lead time secara akurat membuat perusahaan bisa merencanakan inventori dengan lebih baik. Alhasil, risiko kelebihan atau kehabisan stok dapat dihindari.
• Keunggulan Kompetitif: Bisnis yang mempunyai lead time singkat dinilai mampu memenuhi permintaan pelanggan dan menanggapi perubahan pasar dengan lebih baik. Hal ini bagus untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.

Itulah informasi mengenai pengertian, komponen, pentingnya, cara hitung, hingga dampak lead time terhadap bisnis.

Memahami pembahasan di atas memungkinkan para pelaku bisnis dalam meraih kinerja bisnis yang superior dan memudahkan akses ke permodalan untuk ekspansi usaha.

Jika kamu sedang mencari sumber pembiayaan dengan proses kredit cepat dan mudah, maka Pinjaman Usaha dari Pegadaian bisa menjadi solusi tepat.

Layanan ini cocok untuk pembiayaan usaha individu dan badan usaha. Kamu hanya perlu menjaminkan BPKB Kendaraan untuk memperoleh dana pengembangan usaha.

Pinjaman Usaha menerapkan cicilan bersifat tetap per bulan. Tersedia pula berbagai fitur pembayaran yang dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Pengajuan Pinjaman Usaha bisa dilakukan di kantor cabang Pegadaian terdekat. Jangan lupa penuhi seluruh syarat yang ditetapkan.

Dana bisa diterima setelah disetujui oleh tim Pegadaian. Setelahnya, Pegadaian akan melakukan kegiatan pendampingan terhadap nasabah selama masa kredit.

Yuk, penuhi kebutuhan dana untuk berbagai kebutuhan usaha dengan mengajukan Pinjaman Usaha di Pegadaian sekarang juga!

Baca juga: Biaya Produksi: Pengertian, Unsur, Jenis, dan Contohnya